【個人事業主さん必見!】プライバシーポリシーの書き方

個人事業主としてお仕事をスタートさせて、作ったホームページ。

ホームページからのお問合せやお申し込みも入ってきた。

お客様の個人情報を扱っているけど

ホームページでよく見るプライバシーポリシーって私にも必要?

どうやってつくればいいの?

見つけたテンプレートをそのままコピーしてつかってもいいのかな?

   

ここでは「プライバシーポリシー(個人情報保護方針)」の必要性・作り方についてご紹介します。

目次

プライバシーポリシーの役割・必要性

プライバシーポリシーとは

  • 特定のユーザー個人を識別することができる情報である「個人情報」

および

  • 位置情報や購買情報などのユーザーの行動・状態に関する情報である「パーソナルデータ」

の取扱い方針(ポリシー)を定めた文書です。

   

プライバシーポリシーは個人情報保護法の決まりを守るためにも必要です。

個人情報保護法」とは、個人情報をデータベース化している個人情報取扱事業者に対して、個人情報の取扱いについてルールを定めている法律です。

個人情報保護法においては、ユーザーから個人情報を取得し、また利用等をする際には、一定の事項について公表することが義務付けられています。

例えば、お申込みやお問合せのあったお客様の名前や住所、電話番号等を管理しているだけでも、個人情報をデータベース化していることになります(個人データ)。

そのため、ほとんどの事業者が個人情報取扱事業者にあたります。

プライバシーポリシーの対象となる情報

では一体どのような情報がプライバシーポリシーの対象となるのでしょうか。

もともと、個人情報保護法で定められていた個人情報とは、氏名・生年月日などの記述によって「特定の個人を識別できる情報」に限定されて保護されていました。

しかし今では、スマートフォンを通じて取得される位置情報やウェブサイトの閲覧履歴に代表される、行動パターンやユーザーの嗜好といった「人となり」まで浮き彫りになる情報まで取得される傾向が進んでいます。

その情報単体では特定の個人を識別できないけれど、個人情報と紐づいたり、それを手掛かりに個人を識別できてしまう可能性がある情報のことをパーソナルデータと呼びます。

実際のプライバシーポリシーの傾向として、このパーソナルデータも個人情報の対象とされています。

プライバシーポリシーの記載事項

プライバシーポリシーに書くべき一般的な記載事項は以下の通りです。

  1. 個人情報取り扱いに関する基本方針
  2. 定義
  3. 個人情報の取得方法
  4. 個人情報の利用目的
  5. 個人情報の管理方法
  6. 個人データの共同利用について
  7. 個人データの第三者提供について
  8. 個人データの開示、訂正等の手続きについて
  9. 個人情報の取扱いに関する相談や苦情の連絡先
  10. SSLセキュリティについて
  11. Cookie(クッキー)について

参考: 企業法務の法律相談サービス「プライバシーポリシーの正しい作り方。安易なひな形利用は危険です。」
https://kigyobengo.com/media/useful/1354.html

特に、利用目的はできる限り具体的に特定しなければなりません。

具体的ではないケース

「事業活動に用いるため」

「マーケティング活動に用いるため」

推奨される書き方の例

「○○事業における商品の発送、関連するアフターサービス、新商品・サービスに関する情報のお知らせのため」

アフィリエイトやブログに広告を入れている方

ホームページやブログに Googleアナリティクスや、Googleアドセンス、またAmazonアソシエイトや各種アフィリエイトプログラムなどを利用している場合は、別途プライバシーポリシーページへの記載が必要になります。

参考: 初心者のためのブログ始め方講座「【ブログに必須!】プライバシーポリシーと免責事項の書き方」
https://www.xserver.ne.jp/blog/write-privacy-policy/

プライバシーポリシーの書き方

インターネットで検索すると、プライバシーポリシーのひな型・テンプレートをたくさん見つけることができます。しかし、自身の商品・サービスによって取り扱う内容が異なるため、そのまま流用するのではなく、自分のビジネスに置き換えながらしっかり内容を確認しましょう。

プライバシーポリシーの設置場所

プライバシーポリシーは、ユーザが簡単に見ることができるようなわかりやすい場所に設置しなければなりません。

ホームページのトップページから 1 回程度の操作で到達できる場所に設置することが推奨されています。

具体的には、トップページの上もしくは下にあるメニュー部分にプライバシーポリシーのリンクを設置し、リンクから遷移することでプライバシーポリシーの全文を確認できるようしましょう。

ひな型紹介

でもやっぱりイチから自分で作るのはムリ!というかたは参考までにひな型を利用してみましょう。

取り扱っている商品やサービスによって異なりますので、内容をよく読んで・理解した上で利用してください。よくわからないけど、とりあえずコピペ!はしないようにしましょうね。

参考: Webサイトの利用規約「プライバシーポリシーの雛形(ひな型)」
https://kiyaku.jp/hinagata/privacy.html

おススメの本

この本も参考になりますよ。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

お客様との間でトラブルを防ぎ、安心・信頼をもってビジネスを進めるためにも大切なプライバシーポリシー。

ぜひこの機会に作成・見直ししてみてはいかがでしょうか。

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